Mancato accoglimento istanza fac simile: PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 23/09/2026

La lettera di diniego è un atto scritto con cui un soggetto (pubblico o privato) comunica formalmente il mancato accoglimento di una istanza o di una proposta ricevuta, spiegando, quando necessario, le ragioni del rifiuto.

Diniego nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

La comunicazione di diniego è un provvedimento con cui la PA nega un'istanza presentata da un cittadino, un'associazione o un'impresa: ad esempio non rilascia un permesso di costruire, respinge una domanda di contributo o agevolazione, nega una richiesta di concessione o autorizzazione amministrativa, respinge una richiesta di occupazione di suolo pubblico, ecc. In questi casi è più corretto parlare di provvedimento di diniego o provvedimento amministrativo di diniego più che di lettera di diniego.

L'articolo 3 della Legge 241/1990 stabilisce che ogni provvedimento amministrativo, compresi quelli concernenti i dinieghi alle istanze dei cittadini, deve essere adeguatamente motivato. Non solo. Prima di notificare un diniego definitivo, l'ente ha anche l'obbligo di inviare al cittadino il cosiddetto preavviso di rigetto. La finalità è quella di concedere al cittadino il tempo necessario (10 giorni) per presentare osservazioni o documenti nel tentativo di far cambiare idea all'amministrazione.

Ecco un fac simile di ricorso per diniego accesso agli atti.

Diniego nei rapporti tra privati

Nel linguaggio comune e professionale, "lettera di diniego" può essere utilizzata anche nei rapporti tra privati.

In questo caso non siamo davanti a un provvedimento amministrativo, ma ad una semplice lettera con cui una parte comunica all'altra la decisione di respingere o non accogliere la richiesta o la proposta ricevuta. È il caso, ad esempio, della banca che nega la concessione di un prestito al cittadino, oppure della compagnia assicurativa che si rifiuta di assicurare un mezzo, oppure del fornitore di gas o luce che nega al cliente la richiesta di rimborso o storno, oppure del proprietario dell'immobile che non accoglie la richiesta di riduzione del canone avanzata dal conduttore, oppure dell'azienda che non accetta il recesso dal contratto avanzato dal proprio cliente e via discorrendo.

Cosa fare quando si riceve un diniego

La reazione dipende dal tipo di diniego e da chi lo ha comunicato.

Nei rapporti con la PA, il cittadino può presentare ricorso allo stesso organo che ha emesso il provvedimento (anche se non sempre questa possibilità è ammessa), all'organo superiore, al Difensore Civico (anche se questi non può annullare o modificare direttamente il provvedimento della PA) o al TAR (entro 60 giorni dalla notifica o conoscenza del diniego), se ritiene che il divieto sia illegittimo per violazione di legge, incompetenza o eccesso di potere.

In ambito privato, invece, la persona che ha ricevuto il diniego deve leggere con attenzione le motivazioni e verificare che queste siano compatibili con il contratto, con la legge e più in generale con la situazione concreta. Solo a questo punto può valutare se ci sono le condizioni per formulare una contestazione del diniego, allegando documenti o argomentazioni a supporto.

Esempio lettera di diniego

Fac simile 1

Oggetto: Riscontro alla richiesta di rimborso e risarcimento del __/__/____

Gentile __________,

facciamo seguito alla Sua comunicazione del __/__/____, con la quale richiedeva il rimborso di Euro ______ e/o il risarcimento dei danni asseritamente derivanti da _________ (ad es. malfunzionamento del prodotto, ritardo nella consegna, mancata fruizione del servizio, ecc.).

Dopo attenta verifica della documentazione prodotta e dei fatti rappresentati, non ci è possibile accogliere la Sua richiesta, per le seguenti ragioni:

1. Assenza di responsabilità della scrivente Società.
Dall'analisi tecnica effettuata dal nostro servizio post-vendita è emerso che il problema segnalato è riconducibile a _________ (ad es. uso improprio del bene / mancata osservanza delle istruzioni operative / intervento di terzi non autorizzati / causa di forza maggiore), e non a un difetto del prodotto o a un inadempimento contrattuale imputabile alla scrivente. Di conseguenza, non sussiste alcun obbligo risarcitorio a nostro carico.

2. Insufficienza probatoria.
La richiesta non è supportata da elementi idonei a dimostrare il nesso causale tra la condotta della scrivente e il danno lamentato. Come noto, l'onere della prova del danno e della sua riconducibilità al preteso inadempimento grava sul soggetto che ne chiede il ristoro (artt. 1218 e 2697 c.c.).

3. Limiti contrattuali di responsabilità.
L'art. ___ del contratto sottoscritto tra le parti in data __/__/____ esclude espressamente la responsabilità della scrivente per ________ (ad es. danni indiretti, lucro cessante, perdite di opportunità commerciali, interruzioni di attività, ecc.). La richiesta rientra pertanto tra quelli contrattualmente esclusi.

4. Rispetto dei termini e delle modalità di reclamo.
Il reclamo è pervenuto oltre i termini previsti dall'art. ___ del contratto / dalle condizioni generali di vendita, che stabiliscono un termine di __ giorni dalla consegna o dalla scoperta del presunto difetto per la presentazione di contestazioni.

Per quanto sopra, la Sua richiesta di rimborso e risarcimento non può essere accolta.

Resta inteso che, in uno spirito di collaborazione e a tutela del rapporto commerciale in essere, siamo disponibili a valutare ________ (specificare l’eventuale proposta alternativa: es. un intervento tecnico a condizioni agevolate / un buono sconto per acquisti futuri / un incontro per esaminare congiuntamente la situazione, ecc.).

Qualora ritenga di disporre di ulteriori elementi o documentazione, potrà trasmetterli entro ___ giorni ai recapiti _______________. Ci riserviamo di riesaminare la posizione.

Distinti saluti.

Luogo e data

[Firma]
[Nome e Cognome / Ruolo]

Fac simile 2

Oggetto: Riscontro alla richiesta di ______ del __/__/____

Gentile _________,

facciamo seguito alla Sua richiesta del__/__/____, con la quale chiedeva _______ (ad es. la concessione di 2 settimane di ferie dal ___ al ___, oppure il passaggio al part-time, oppure l’autorizzazione allo smart working per 3 giorni a settimana, oppure il trasferimento presso la sede di ___).

Dopo attenta valutazione, non ci è possibile accogliere la Sua richiesta per le seguenti ragioni organizzative e produttive:

1. Esigenze di servizio. Il periodo richiesto coincide con ____ (ad ese. la chiusura del bilancio, la campagna vendite, l'assenza contemporanea di altri colleghi dello stesso reparto, ecc.), durante il quale la Sua presenza è necessaria per garantire la continuità operativa.

2. Criteri di rotazione. In applicazione dei criteri di priorità previsti dal CCNL ____ (ad es. “Metalmeccanici Industria”), nel periodo richiesto sono già state accolte richieste di altri colleghi con priorità _______ (ad es. per carichi di famiglia / anzianità).

3. Vincoli tecnici/organizzativi. La modalità richiesta non è compatibile con ______ (ad es. la tipologia di mansione, oppure l'utilizzo di macchinari, oppure la necessità di presenza fisica per il coordinamento del team, ecc.).

La invitiamo pertanto a proporre date alternative (in caso di ferie/permessi) oppure a riformulare la richiesta in termini compatibili con le esigenze sopra indicate. Saremo lieti di valutare soluzioni diverse, compatibilmente con l'organizzazione aziendale.

La presente comunicazione è resa nel rispetto dei Suoi diritti e della normativa applicabile (art. 2109 c.c. per le ferie; D.Lgs. 81/2015 e CCNL di riferimento per le altre istanze). 

Resta ferma la possibilità di rivolgersi al Responsabile HR / Rappresentante sindacale per un confronto.

Cordiali saluti.

Luogo e data

[Firma]
[Nome e cognome / Ruolo]