Lettera reclamo hotel: quando scriverla, come compilarla

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Descrizione

Fac simile con cui il cliente di un albergo manifesta la propria insoddisfazione per il servizio ricevuto in occasione del soggiorno presso la struttura.

Quando utilizzare la lettera reclamo hotel

E' consigliabile utilizzare questa lettera reclamo hotel solo in presenza di gravi disservizi:

  • la camera appariva decisamente sporca o le sue pareti ricoperte di muffa, oppure
  • la camera non era dotata di impianto di condizionamento, oppure
  • la camera era di dimensioni minuscole e con arredamento scarno rispetto a quanto pubblicizzato sul sito, oppure
  • la camera, contrariamente a quanto reclamizzato, non era dotata di connessione internet Wi-Fi gratis, oppure
  • il centro benessere è rimasto chiuso per 7 giorni su 7, oppure
  • la struttura non era dotata di servizi per disabili
  • ecc.

In questi casi comunque è sempre bene recarsi subito in reception e parlare con il personale della struttura con l'obiettivo di trovare una soluzione bonaria al problema, magari accettando una diversa sistemazione o uno sconto sul prezzo da pagare. Questo non vuol dire che di fronte a gravi disservizi il cliente debba mostrarsi disponibile a scendere a compromessi.

E' chiaro che se non fosse possibile trovare un rimedio o se la soluzione proposta dalla direzione dell'albergo non fosse gradita al cliente, non ci sarebbe altra soluzione che formalizzare un reclamo per iscritto.

Quando non è necessario formalizzare un reclamo scritto

Diversamente per problemi di scarsa rilevanza (manca il phone in bagno, non c'è una sufficiente dotazione di asciugamani, le abat jour hanno la lampadina fulminata ecc.) più che utilizzare la lettera reclamo hotel, conviene che il cliente si rivolga direttamente al personale dell'albergo e trovi con loro una soluzione rapida al problema.

Cosa riportare sul modulo reclamo hotel

Nella lettera reclamo hotel occorre chiaramente specificare:

  • il nome del cliente
  • il numero della stanza
  • il periodo relativo al soggiorno
  • le circostanze che hanno comportato la mancata, inesatta o incompleta erogazione dei servizi offerti e previsti dalla struttura. A tal proposito è bene rimarcare che i disservizi riscontrati sono stati portati a conoscenza della gestione alberghiera (potrebbe essere utile riportare il nome della/e persona/e con cui si è parlato). 

Concludere la lettera con la richiesta di rimborso (parziale o totale) del prezzo pagato ed eventualmente con la richiesta di risarcimento del danno patito. 

Quando va inviata la lettera reclamo hotel

La lettera reclamo hotel va inoltrata, entro 10 giorni dal rientro a casa

  • alla direzione dell'hotel se il cliente ha provveduto ad effettuare in prima persona la prenotazione oppure
  • al tour operator (e per conoscenza all'agenzia viaggi) se il soggiorno in hotel faceva parte di un pacchetto turistico che includeva anche volo, escursioni, noleggio, ecc. In questo secondo caso il cliente può chiedere al toru operator il risarcimento del danno da vacanza rovinata.

Quali documenti allegare

Allegare alla lettera reclamo hotel la seguente documentazione:

  • copia ricevuta attestante la permanenza presso l’hotel nel periodo dal... al...;
  • copia prenotazione camera;
  • eventuali fotografie e/o documenti comprovanti i disservizi;
  • dati bancari su cui effettuare il rimborso: BBAN / IBAN e BIC (SWIFT).

Per ulteriori dettagli si consiglia la lettura dell'articolo dedicato al reclamo hotel.

Tags:  hotel albergo

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