Lettera richiesta fattura non ricevuta: modello PDF
La lettera di richiesta di fattura non pervenuta è una comunicazione formale con cui un cliente chiede al fornitore di trasmettere o ritrasmettere una fattura che, pur essendo stata emessa, non è mai stata ricevuta.
Perché una fattura non risulta pervenuta?
Richiedere una fattura è un'azione molto frequente sia nei rapporti tra imprese, sia tra professionisti e privati, quando è necessario disporre del documento fiscale per effettuare il pagamento, registrare la spesa in contabilità, detrarre l'IVA (ove consentito) o conservare la documentazione relativa all'acquisto. Ma quando sorge una simile necessità? Si possono distinguere due situazioni:
- la fattura non è stata ancora emessa, per cui la comunicazione ha lo scopo di sollecitare il fornitore ad adempiere all'obbligo di emissione del documento fiscale;
- la fattura è stata emessa, ma non è pervenuta.
Ma con l'adozione del sistema della fatturazione elettronica dell'Agenzia delle Entrate, che agisce da "postino", com'è possibile che una fattura non venga recapitata?
Tante le possibili spiegazioni. Può capitare che la fattura, pur corretta e accettata dal SdI, non sia stata recapitata al cliente, perché ad esempio il codice destinatario SdI è errato o inesistente (per cui il cliente non la trova all'interno del proprio sistema di fatturazione elettronica), oppure la casella PEC è errata, non più attiva o addirittura piena. Nei casi in cui il problema sia dovuto a un errore nei dati di recapito telematico, si può risolvere il problema inviando al fornitore questa comunicazione codice destinatario fattura elettronica o questa lettera comunicazione cambio Codice Univoco, se nel frattempo il cliente ha cambiato fornitore di servizio.
Così come può capitare che la fattura non sia stata accettata dal sistema a causa di errori formali nel file XML, come partita IVA o Codice Fiscale del cliente errati o mancanti, errori nei dati obbligatori (es. numero fattura, data, importo, aliquota IVA), ecc.
Può altresì capitare che il fornitore non abbia ancora inviato la fattura allo SdI (per le fatture immediate ci sono fino a 12 giorni di tempo dalla data dell'operazione).
Per i privati consumatori (B2C), che non hanno l'obbligo di dotarsi di un sistema di ricezione, si usa il Codice SdI "0000000". In questo caso, la mancata consegna è la prassi normale e il fornitore di solito invia la fattura al cliente con altri mezzi (es. email con PDF).
Il Sistema di Interscambio (SdI), quando non riesce a consegnare, invia una notifica di mancata consegna al fornitore e mette la fattura a disposizione del cliente in un'area speciale del suo "cassetto fiscale" sul sito dell'Agenzia delle Entrate.
Se invece la fattura è arrivata ma contiene, ad esempio, importi errati, è possibile contestarla utilizzando la nostra lettera per errata fatturazione.
Diverso è il caso in cui la fattura sia stata ricevuta ma si riferisca a pretensioni economiche infondate: in tale ipotesi, è necessario formalizzare il proprio diniego mediante una lettera di contestazione per fattura non dovuta.
Cosa fare se la fattura non è stata ricevuta?
Se un cliente segnala di non aver ricevuto una fattura elettronica, è consigliabile seguire questi semplici passaggi per individuare rapidamente la causa del problema e risolverlo.
Step 1 - Verificare il portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate
Il primo controllo va effettuato nell'area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Anche se la fattura non è stata recapitata via PEC o al proprio software gestionale, se il fornitore l'ha trasmessa correttamente al Sistema di Interscambio (SdI), il documento sarà comunque disponibile nell'area personale del destinatario.
Per effettuare la verifica è sufficiente:
- accedere al portale utilizzando SPID, CIE o CNS;
- entrare nella sezione "Le mie fatture" o "Fatture elettroniche ricevute";
- verificare se la fattura è presente.
Se il documento risulta nella sezione "Messa a disposizione" (ad esempio per mancata consegna), la fattura si considera comunque emessa e validamente recapitata secondo la normativa vigente. Dal momento in cui il destinatario ne prende visione nell'area riservata, decorrono gli effetti previsti dalla legge.
Step 2 - Contattare il fornitore
Se la fattura non è presente nel portale dell'Agenzia delle Entrate, è opportuno contattare il fornitore per verificare lo stato dell'invio.
In particolare, è consigliabile chiedere:
- se la fattura è stata effettivamente trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) e, in caso affermativo, di fornire la relativa ricevuta di consegna;
- se lo SdI ha invece emesso una ricevuta di scarto, circostanza che impone al fornitore di correggere gli errori e procedere a un nuovo invio nei termini previsti dalla normativa;
- se i dati del destinatario (Partita IVA, Codice Fiscale e Codice Destinatario o indirizzo PEC) sono stati indicati correttamente.
Step 3 - Richiedere una copia di cortesia
In attesa di chiarire le cause della mancata ricezione, il cliente può chiedere al fornitore l'invio di una copia di cortesia della fattura, generalmente in formato PDF, tramite e-mail o PEC.
È bene ricordare che la copia di cortesia ha esclusivamente finalità informative: il documento fiscalmente valido resta sempre la fattura elettronica trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI). Ecco un fac simile di testo mail per invio fattura di cortesia.
Lettera richiesta fattura non pervenuta: esempio
Fattura mai emessa
[Mittente]
________
________
(nominativo, indirizzo e recapiti del Cliente)
Spett.le
________
________
(ragione sociale, indirizzo e recapiti del Fornitore)
Alla c.a. dell'Ufficio Fatturazione / del Sig. ______
OGGETTO: Richiesta formale di emissione fattura elettronica per pagamento effettuato
Con la presente, facendo riferimento al nostro rapporto commerciale e, in particolare, all'operazione di seguito indicata:
- Ordine n. _____ del __/__/____;
- Descrizione della merce/prestazione: ____________;
- Importo complessivo pagato: € ________;
- Data del pagamento: __/__/____ - Effettuato tramite Bonifico / Assegno / Contanti;
Vi richiediamo formalmente di provvedere all'emissione della relativa fattura elettronica, ai sensi dell'art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, non avendola ancora ricevuta né visibile nel nostro "cassetto fiscale".
Vi invitiamo pertanto a:
- Emettere la fattura tramite il Sistema di Interscambio (SdI) entro e non oltre giorni 5/10 dal ricevimento della presente. La fattura dovrà essere intestata a: ______________;
- Inviarci copia del file PDF e della ricevuta di consegna dell’Agenzia delle Entrate all'indirizzo e-mail _____________.
Precisiamo che la presente richiesta ha lo scopo di consentirci la regolarizzazione contabile del pagamento e non costituisce rinuncia ad alcuna nostra facoltà o diritto.
Restando in attesa di un vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
Luogo e data.
Firma
Fattura emessa ma non pervenuta
[Mittente]
________
________
(nominativo, indirizzo e recapiti del Cliente)
Spett.le
________
________
(ragione sociale, indirizzo e recapiti del Fornitore)
Alla c.a. dell'Ufficio Fatturazione / del Sig. ______
Oggetto: Richiesta di verifica e regolarizzazione della fattura elettronica non pervenuta
Spett.le ____________,
Il/La sottoscritto/a _______________, codice fiscale/Partita IVA ____________, con la presente segnala di aver effettuato il pagamento relativo alla fornitura di _____________, eseguita in data __/__/____, per l'importo di Euro __________.
Ad oggi, tuttavia, non risulta pervenuta la relativa fattura elettronica.
Vi chiedo pertanto di verificare lo stato dell'emissione e della trasmissione del documento fiscale tramite il Sistema di Interscambio (SdI), accertando in particolare che:
- la fattura sia stata correttamente emessa e trasmessa;
- i dati identificativi del destinatario (Partita IVA, Codice Fiscale, Codice Destinatario o indirizzo PEC) siano stati indicati correttamente;
- la fattura non sia stata scartata dal Sistema di Interscambio per errori formali.
Qualora la fattura fosse stata emessa ma non recapitata per cause tecniche o per dati del destinatario errati o non aggiornati (ad esempio Codice Destinatario inesistente o errato, indirizzo PEC non valido o non più attivo, ovvero Partita IVA o Codice Fiscale errati o mancanti), Vi invito a porre in essere gli adempimenti necessari per la regolarizzazione della posizione e a trasmettermi una copia di cortesia della fattura in formato PDF, in attesa della corretta disponibilità del documento fiscale.
Resto in attesa di un Vostro cortese riscontro e Vi ringrazio fin d'ora per la collaborazione.
Cordiali saluti.
Luogo e data.
Firma
Foto
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