Notifica atti fiscali: ecco come avviene

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Dopo il recente lancio del servizio “Avvisi via SMS e mail” grazie al quale è possibile ricevere direttamente sul proprio smartphone o pc avvisi relativi, ad esempio, a scadenze fiscali, rimborsi, ricezione di atti, operazioni di pagamento effettuate o comunicazioni da parte del fisco (leggi "Fisco: arrivano gli SMS che ricordano scadenze e pagamenti"), ecco pronta un’altra novità da parte dell’Agenzia delle Entrate: la possibilità per i contribuenti di ricevere la notifica di atti ed avvisi fiscali direttamente sulla propria casella di posta elettronica certificata (PEC).

Una iniziativa che semplifica ulteriormente i rapporti con i contribuenti, i quali non correranno più il rischio di non ricevere certe comunicazioni e non avranno più il fastidio di sottoporsi a code interminabili presso gli uffici dislocati sul territorio. Ma vediamo come avviene la notifica degli atti fiscali come richiedere in particolare l’attivazione di questo nuovo servizio.

Notifica degli atti fiscali per posta ordinaria

L’Agenzia delle Entrate provvede alla notifica degli atti e degli avvisi che ti riguardano direttamente al tuo domicilio fiscale. Ricordiamo che il domicilio fiscale è il luogo dove la persona ha la sede principale dei propri affari e interessi, mentre la residenza fiscale è il luogo in cui la persona ha la sua dimora abituale. Naturalmente residenza e domicilio possono coincidere (leggi "Residenza, domicilio e dimora: ecco le differenze").

Tuttavia, in qualità di contribuente, sei libero di indicare un indirizzo diverso da quello del tuo domicilio fiscale, dove appunto ricevere la notifica degli atti e delle comunicazioni di carattere fiscale che ti riguardano (leggi “Come comunicare il proprio domicilio per la notifica degli atti fiscali”). Puoi eleggere il “domicilio per la notifica degli atti” sia come persona fisica, che quale rappresentante di una ditta o società. Puoi scegliere ad esempio la sede del tuo commercialista o il domicilio di un tuo parente, ma a patto che essi si trovino nel Comune del tuo domicilio fiscale. Lo stesso discorso vale nel caso in cui tu sei ad esempio un professionista con partita Iva e stabilisci il domicilio per le notifiche presso il tuo ufficio: anche in questo caso l’ufficio deve trovarsi nello stesso Comune del suo domicilio fiscale.

Risiedi all’estero? In questo caso se non hai scelto un domicilio in Italia per la notifica degli atti e non ha nominato un rappresentante fiscale, puoi comunicare un indirizzo estero ma ricorda: non puoi detenere contemporaneamente due indirizzi, uno in Italia e l’altro all’estero. Il domicilio fiscale, infine, non può essere stabilito presso una casella postale.

Per richiedere l’elezione di domicilio per la notifica degli atti, basta compilare questo semplice modello e spedirlo tramite raccomandata con avviso di ricevimento all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate competente in base al tuo domicilio fiscale. Ricorda di allegare al modello una fotocopia del tuo documento di identità.

In alternativa puoi inviarlo telematicamente, ma in questo caso devi essere in possesso delle credenziali di accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Il modello deve essere firmato a pena di nullità.

Notifica degli atti per posta ordinaria: destinatario irreperibile

Con la notifica a mezzo posta può accadere che il destinatario dell’atto risulti temporaneamente assente dal luogo che lui stesso ha indicato come domicilio fiscale e che vicini di casa, portiere o colleghi di lavoro si rifiutino di accettare l’atto. In questi casi cosa accade?

La notificazione può ugualmente compiersi, ma a patto di seguire un preciso iter che si compone dei seguenti passaggi:

- deposito di una copia dell'atto presso la sede del comune in cui deve essere eseguita la notifica;
- affissione di un avviso con cui si informa il contribuente che è stata tentata la notifica e che l'atto è stato depositato presso il comune. Questo avviso può essere affisso sulla porta dell’abitazione o dell’ufficio oppure inserito nella cassetta della posta;
- spedizione di una lettera raccomandata con avviso di ricevimento per informare il contribuente dell’avvenuto deposito nella casa comunale.

E se il destinatario continua ad essere irreperibile? In questo caso trascorsi 10 giorni dalla data di spedizione della seconda raccomandata senza che l'atto sia stato ritirato, la notificazione si ha per eseguita.

Ma cosa accade se il postino non riesce a notificare l'atto perché il destinatario, sulla base delle informazioni acquisite, risulta essersi trasferito in un luogo imprecisato o perché l'abitazione o l'azienda di cui risulta titolare di fatto non risultano rintracciabili? In questi casi - si parla di irreperibilità assoluta - per perfezionare la notifica occorre rispettare questo iter:

- deposito di una copia dell’atto nella casa del Comune in cui deve essere eseguita la notifica;
- affissione dell’avviso di deposito dell’atto in busta chiusa e sigillata presso l’albo del Comune.

Dunque in questo caso non è necessario l’invio della raccomandata informativa nei confronti del destinatario. Decorsi 8 giorni dalla data di affissione nell’albo comunale, la notificazione si intende perfezionata.

Notifica degli atti tramite PEC

Se vuoi essere sicuro di ricevere un atto fiscale che ti riguarda ed evitare che, causa irreperibilità, ti debba recare in comune e sottoporti a lunghe ed estenuanti file per il ritiro di un atto, non c’è che un modo: richiedere la notifica degli avvisi tramite posta elettronica certificata (PEC).

Ricordiamo che la Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema che fondamentalmente consente di inviare e ricevere mail, ma che fornisce al mittente la prova legale dell'invio, della consegna e dell’integrità della e-mail nonché dei documenti allegati. Subito dopo l'invio del messaggio viene inoltrato al mittente una ricevuta che attesta l'avvenuta consegna al destinatario.

La PEC, in definitiva, ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno (DPR n.68 11 febbraio 2005). Naturalmente l'invio e la ricezione di messaggi di PEC hanno pieno valore legale solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario siano provvisti di una casella di Posta Elettronica Certificata.

Attenzione però: la PEC ha si valore legale, ma limitatamente al testo contenuto nel messaggio. E per l'allegato, contenente ad esempio la cartella, si può dire la stessa cosa? Stando ad alcune sentenze delle Commissioni Tributarie Provinciali parrebbe di no, dal momento che l'allegato costituirebbe un normale file in formato pdf e nulla avrebbe a che fare con l'originale della cartella. Dunque perchè la notifica possa considerarsi valida a tutti gli effetti, sarebbe necessario che l'allegato fosse firmato digitalmente dall'Agenzia, nel qual caso l'estensione del file non sarebbe più del tipo ".pdf" ma "pdf.p7m". Il formato pdf.p7m fa riferimento appunto a un file .pdf nel quale è presente una firma digitale. Per aprire un file con questa estensione è necessario utilizzare appositi software, come ad esempio DigitalSign Reader o ArubaSign tanto per citarne alcuni, che consentono di verificare la validità della firma e di aprire e leggere il documento.

Tornando alla PEC, possiamo dirti che sul mercato ci sono diversi soggetti autorizzati al rilascio della PEC: Legalmail, Aruba, Register, PosteCert di Poste Italiane e tanti altri. I costi sono stabiliti da ognuno di essi, dunque se sei intenzionato ti invitiamo ad effettuare una comparazione fra le diverse offerte prima di procedere all'acquisto.

Per quanto concerne l'utilizzo, la casella di PEC non si distingue da una casella di posta tradizionale. Dunque può essere utilizzata attraverso un sistema di webmail, ma anche tramite un normale client di posta (Thunderbird, Outlook Express, Outlook, ecc.).

Per ogni altro approfondimento sull'argomento, ti rimandiamo alla lettura dell'articolo "Posta Elettronica Certificata: perchè è utile averne una".

Come richiedere la notifica degli atti per PEC

A partire dal 1° luglio 2017 per le notificazioni degli avvisi e degli altri atti che ti riguardano puoi scegliere appunto la PEC. A tal fine l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il modello necessario per richiedere l’attivazione del servizio con le relative istruzioni. Come al solito puoi scaricarlo anche dal nostro portale. Il modello in particolare può essere utilizzato unicamente

- dalle persone fisiche residenti e non residenti;
- dai soggetti diversi dalle persone fisiche;

che per legge non sono obbligati a dotarsi di un indirizzo PEC inserito nell’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC). Si tratta di un archivio, istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico, che raccoglie tutti gli indirizzi di PEC dei soggetti presenti sul territorio italiano ed è pensato per chiunque abbia la necessità di ottenere l'indirizzo di PEC di un professionista o di un'impresa che desidera contattare.

Per tutti gli altri esiste già l’obbligo di dotarsi di una PEC e dunque nei confronti di questi soggetti, l’Agenzia delle Entrate già utilizza questo strumento per la notifica degli atti fiscali. Ci riferiamo in particolare:

- ai professionisti;
- alle società, che da Novembre 2011 sono tenute a dichiarare la casella PEC all'atto di iscrizione al Registro Imprese;
- alle ditte individuali, che da Giugno 2013 hanno il medesimo obbligo delle società;
- alle Pubbliche Amministrazioni.

Se risulti già titolare di un indirizzo PEC inserito nell’INI-PEC, la tua comunicazione non produrrà alcun effetto. Così come la tua comunicazione perderà di efficacia, se dopo la presentazione del modello, diventerai titolare di un indirizzo PEC inserito nell’INI-PEC.

La casella PEC non necessariamente deve essere intestata a te, ma può appartenere anche al tuo coniuge, ad un parente o affine entro il quarto grado. Il modello deve essere presentato esclusivamente per via telematica secondo le modalità di trasmissione che saranno stabilite con un successivo provvedimento del Direttore dell’Agenzia. La trasmissione telematica dei dati contenuti nel modello è effettuata utilizzando il software reso disponibile gratuitamente dall’Agenzia delle entrate nel sito www.agenziaentrate.gov.it.

Lo stesso modello va utilizzato anche per comunicare eventuali variazioni o per revocare l’indirizzo PEC.

Attenzione: ricordati di monitorare la spazio disponibile sulla tua casella PEC, perché nel caso in cui non ci dovesse essere spazio a sufficienza, l’Agenzia delle Entrate provvederà ad effettuare al massimo due tentativi di consegna (il secondo a distanza di 7 giorni) e se entrambi risulteranno senza successo, provvederà notificare l’atto con la modalità ordinaria. La stessa cosa accadrà nel caso in cui la casella PEC risulti non valida o non attiva.

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