Fac simile lettera di convocazione incontro: esempi DOC e guida

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DOC   Convocazione riunione di staff
DOC   Convocazione riunione di coordinamento di progetto
DOC   Convocazione meeting aziendale
DOC   Richiesta di convocazione della riunione periodica
DOC   Convocazione Consiglio Direttivo
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Descrizione

In questa scheda rendiamo disponibili per il download alcuni fac simile di convocazione riunione in formato editabile (DOC).

Convocazione riunione: come farla

E' del tutto evidente che se si tratta di una riunione informale tra colleghi di lavoro, tra amici o tra il professionista (avvocato, commercialista) e il proprio cliente, la convocazione può effettuarsi senza seguire particolari regole: basta sentirsi al telefono, via email o whatsapp e fissare luogo e data dell'incontro.

Il discorso cambia, invece, se:

  • c'è la necessità di rispettare determinate regole per evitare che le decisioni assunte possano essere impugnate (si pensi alla convocazione dell'assemblea condominiale o alla convocazione assemblea soci di una società o associazione);
  • la riunione vede il coinvolgimento di soggetti istituzionali;
  • l'importanza e la delicatezza degli argomenti da trattare (ad es. la sicurezza di un cantiere) impone l'adozione di certi formalismi;
  • si tratta di una riunione o convegno di carattere scientifico o culturale;
  • si tratta di un meeting aziendale che ha l’obiettivo di fornire a potenziali clienti una panoramica su nuovi prodotti e servizi ed illustrare agli stessi i risultati raggiunti dall’azienda in un determinato ambito;
  • ecc.

In tutti questi casi è opportuno redigere una lettera di convocazione incontro e inoltrarla a tutte le parti interessate.

Fac simile lettera di convocazione incontro: cosa contiene

Una lettera di questo tipo deve necessariamente specificare:

  • la data e l'orario della riunione. Questa andrebbe fissata con congruo anticipo (almeno 15 giorni prima), tenendo possibilmente conto delle disponibilità di tutti;
  • il luogo dell'incontro. La location va scelta in funzione del numero dei partecipanti ed eventualmente dei luoghi di provenienza degli stessi;
  • l'ordine del giorno. Ciò consente alle persone che saranno invitate di conoscere con anticipo i temi di discussione, in modo tale da acquisire informazioni preventive, predisporre richieste di approfondimenti, elaborare proposte e così via.

In una lettera di convocazione riunione devono essere specificati con chiarezza

  • il nome del mittente, ossia di colui che dirama la convocazione (responsabile di progetto, coordinatore di staff, amministratore di condominio, presidente del consiglio direttivo, ecc.);
  • i nomi delle organizzazioni o dei soggetti destinatari.
Se non si utilizza la carta intestata è fondamentale riportare sulla lettera di convocazione i recapiti telefonici e di posta elettronica che i destinatari possono eventualmente utilizzare per richiedere dettagli sul luogo della riunione, sui partecipanti, sugli argomenti da trattare ecc.

Modelli di convocazione riunione

Da questa scheda si possono scaricare diversi fac simile di lettera di convocazione incontro, a cui vanno ad aggiungersi una serie di altri modelli come:

Verbale di riunione

E' fondamentale che nel corso della riunione una persona prenda nota degli argomenti trattati, ma anche delle proposte avanzate, delle indicazioni fornite o delle obiezioni poste dai partecipanti, così da poterle mettere a verbale.

Dal nostro portale è possibile scaricare alcuni fac simile di verbale di riunione, senza dimenticare modelli più specifici come:

Tags:  associazionismo condominio società

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