Posta Elettronica Certificata: perchè è utile averne una

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La posta elettronica certificata (PEC) è stata istituita più di dieci anni fa (DPR 11 febbraio 2005, n. 68), ma bisogna ammettere che in una fase inziale la sua diffusione ha incontrato non poche resistenze. Poi gradualmente le cose sono migliorate e oggi si può sostanzialmete affermare che la PEC è matura e utilizzata da milioni di italiani. Nel primo bimestre (gennaio-febbraio) 2017 risultavano attive 8.099.003 di caselle PEC con un numero di messaggi scambiati nello stesso periodo pari a 210.532.286. Dunque una diffidenza verso questo particolare strumento che è stata via via superata. Il motivo è semplice: è facile da utilizzare, comodo, conveniente e soprattutto ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. In questo articolo vedremo di approfondire taluni aspetti della posta elettronica certificata: quali caratteristiche ha, chi è tenuto ad utilizzarla, chi la rilascia e così via.

Cosa significa posta elettronica certificata

Certificata vuol dire che fornisce al mittente la certezza dell’invio e della consegna (o meno) di un messaggio e-mail ad un destinatario che a sua volta utilizza una casella PEC. In altre parole inviando un messaggio con una PEC anziché una tradizionale casella di posta elettronica, il mittente ottiene dapprima una ricevuta che prova l’avvenuta spedizione del messaggio e, nel momento in cui lo stesso viene recapitato, una seconda ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con attestazione dell'orario esatto di spedizione. Tali ricevute sono rilasciate dal gestore di posta, ossia dal fornitore al quale ci si è rivolti per la fornitura della PEC: Register, Legalmail, Aruba, Poste Italiane, ecc.

In particolare il mittente ottiene la prima ricevuta dal proprio gestore di posta. Questo più o meno il testo: "il messaggio .... proveniente da <indirizzo di posta del mittente> ed indirizzato a <indirizzo di posta del destinatario> è stato accettato dal sistema ed inoltrato."
Successivamente acquisisce la ricevuta di avvenuta consegna dal gestore della casella PEC del destinatario: "il messaggio .... proveniente da <indirizzo di posta del mittente> ed indirizzato a <indirizzo di posta del destinatario> è stato consegnato nella casella di destinazione."

La certificazione riguarda l’invio e la consegna del messaggio, ma non la lettura dello stesso da parte del destinatario. Dunque il destinatario può anche sostenere di non averlo letto, ma questo poco importa perchè se il messaggio è stato effettivamente consegnato, non può negare di averlo ricevuto.

Inoltre la PEC è in grado di garantire non solo l'identità del mittente, ma anche l'associazione che c'è fra lui e quella determinata casella PEC. Infatti nel momento in cui si richiede una casella di PEC è necessario presentare al gestore un documento che attesti la propria identità diventando quindi titolare del servizio.

I gestori di PEC sono tenuti all’iscrizione in un apposito elenco tenuto dall’Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), a sua volta sottoposta ai poteri di vigilanza della Presidenza del Consiglio dei ministri.

In sintesi la PEC garantisce al mittente la certezza, con valore legale, dell’invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario. Per questo motivo si dice che la Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Chiaramente perché la comunicazione acquisisca valore legale, il mittente ed il destinatario devono disporre entrambi di un servizio di Posta Elettronica Certificata.

E se il mittente avesse la sventura di smarrire le ricevute rilasciate dal gestore? Nessun problema perché il gestore è tenuto alla conservazione delle trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi.

PEC e Posta elettronica ordinaria

A differenza della PEC, la posta elettronica ordinaria, ossia la casella di posta che utilizziamo tutti i giorni, non garantisce nè l'invio nè la consegna della comunicazione; in altri termini l’invio di un normale messaggio di posta elettronica non ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Dunque occorre fare molta attenzione quando ad esempio si invia una comunicazione di messa in mora o una diffida utilizzando la posta elettronica ordinaria, dal momento che tale comunicazione non crea vincoli di alcun genere per la controparte.

E se si invia una messaggio ad una casella PEC utilizzando una casella di posta elettronica ordinaria? Normalmente la casella PEC è impostata per rifiutare messaggi di posta normale, ciò per evitare sostanzialmente di raccogliere messaggi di posta indesiderata (spam). Tuttavia è possibile, attraverso il pannello di controllo messo a disposizione dal gestore, modificare questa impostazione. In tale ipotesi, tuttavia, l'invio da una casella normale a una PEC non garantisce né chi la riceve né chi la invia.

E con una casella PEC è possibile inviare un messaggio ad una casella di posta elettronica ordinaria? Certamente si, tuttavia anche in questo caso la comunicazione non ha valore legale. L'unico ad essere tutelato è chi riceve il messaggio, in quanto è certo dell'identità del mittente, mentre quest'ultimo non ricevendo la notifica di avvenuta consegna non gode di alcuna garanzia. Chi riceve sulla propria casella di posta ordinaria un messaggio proveniente da una casella PEC, non legge il testo nel corpo della mail ma attraverso un allegato con estensione .EML, il quale può essere aperto come un qualsiasi altro allegato.

PEC: chi deve averla

La posta elettronica certificata può essere utilizzata dai cittadini per avanzare ad esempio istanze nei confronti della pubblica amministrazione, dalle aziende e dai professionisti per inoltrare fatture, ordini di acquisto o comunicazioni commerciali oppure per partecipare a bandi o gare d’appalto, dagli avvocati per notificare taluni atti, ma anche dai privati per disdire il contratto con il proprio gestore telefonico o per inoltrare formale reclamo nei confronti del proprio fornitore di energia. Perfino nelle comunicazioni con il fisco, la PEC è sempre più utilizzata nei rapporti con i contribuenti: basti pensare che dal 1° luglio 2017 gli avvisi di accertamento e gli altri atti emessi dall’Agenzia delle Entrate potranno essere notificati a mezzo PEC (questo il modulo per comunicare all’Agenzia la PEC per notifica degli atti).

Chiaramente la casella di PEC va utilizzata per effettuare quelle comunicazioni per così dire "ufficiali", per le quali il mittente desidera avere certezza dell’invio e della consegna del messaggio. Dunque non va impiegata per inoltrare le foto della vacanza ai parenti o per invitare i propri amici al cinema.

Hanno l'obbligo di dotarsi una casella PEC le Pubbliche Amministrazioni, i professionisti, le società e le ditte individuali (devono dichiararla all'atto di iscrizione al Registro Imprese). Non è invece obbligatoria per i cittadini che non svolgono attività di impresa e non detengono una Partita IVA.

A ben vedere molte società, pur avendo l'obbligo di dotarsi di una PEC, si guardano bene dal pubblicarla sul proprio sito. Tra l'altro così facendo non commettono neppure alcuna violazione: ad oggi, infatti, non esiste alcuna norma che imponga loro la pubblicizzazione dell'indirizzo PEC nei confronti dei consumatori. Così se per attivare un contratto di telefonia o di fornitura del gas è sufficiente una semplice telefonata, per chiederne la disdetta occorre far ricorso alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Dunque un costo maggiore per il consumatore, a cui si aggiunge la scomodità di doversi recare presso l’ufficio postale per inviare la comunicazione cartacea e poi attendere per giorni l’avviso di ricevimento.

Viene da pensare che ciò risponda ad una precisa strategia da parte di molte società, che in questo modo tendono a scoraggiare le iniziative dei consumatori. Ad ogni modo per rintracciare gli indirizzi PEC di un ente o di una società, oltre che consultare i rispettivi siti Internet, la carta dei servizi o le condizioni generali abbonamento, è possibile accedere a inipec.go.it del Ministero per lo sviluppo economico oppure RegistroImprese.it delle Camere di Commercio d'Italia.

Per dotarsi di una PEC ci si può rivolgere ad uno dei Gestori iscritto nell’apposito elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia digitale. I prezzi variano da gestore a gestore in funzione dello spazio offerto e di eventuali servizi accessori (ad esempio notifiche via sms in caso di posta in arrivo).

Vantaggi di una PEC

In considerazione di quanto premesso i vantaggi conseguenti all’uso di una casella PEC appaiono evidenti. Vediamo di sintetizzarli:

- la PEC consente di certificare non solo l’invio e l’avvenuta consegna del messaggio, ma anche l’integrità e la certezza del corpo del messaggio e degli eventuali allegati, non rendendo possibili eventuali modifiche da parte di terzi. Al contrario con la classica raccomandata, si ha la certezza dell'avvenuta spedizione e ricezione di un documento, ma non di ciò che è stato effettivamente trasmesso: il destinatario potrebbe anche sostenere di aver ricevuto un documento diverso da quello che ritiene di aver trasmesso il mittente;

- la PEC consente l’opponibilità a terzi delle evidenze relative alle operazioni di invio e ricezione di un messaggio;

- con la PEC, come detto, si può evitare di sottoporsi alle file dell’ufficio postale pur godendo degli stessi benefici della raccomandata con ricevuta di ritorno;

- con la PEC si risparmia non poco visto che un abbonamento annuale per utenti privati costa grosso modo quanto una singola raccomandata (ma con una casella di PEC è possibile inviare molti messaggi);

- la PEC è un servizio semplice e comodo da usare. Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse di una casella di posta ordinaria: è sufficiente un normale client di posta come Outlook o Thunderbird (in questo caso occorre configurarlo con i parametri forniti dal proprio gestore di PEC) oppure un browser Internet (si accede attraverso il servizio di WebMail messa a disposizione dal gestore);

- a differenza della classica raccomandata, la PEC assicura la massima velocità di comunicazione (con la classica raccomandata occorre attendere più giorni) e non rende necessaria la presenza del destinatario per completare la consegna;

- il servizio PEC consente gli invii multipli e l’accesso da postazioni diverse;

- le caselle PEC sono protette da sistemi antivirus e antispamming (a meno che non si consenta di ricevere anche i messaggi provenienti da mittenti non certificati);

- con la PEC non si deve archiviare nulla perché tutte le comunicazioni restano automaticamente salvate sulla propria casella (il gestore assicura anche un servizio di backup). Con la classica raccomandata, invece, occorre conservare la lettera, la ricevuta di spedizione e la ricevuta di consegna.

Per concludere ricordiamo che è possibile cambiare in ogni momento la password associata alla propria casella PEC, così come si può modificare il nome del rappresentante legale nel caso in cui la PEC sia stata attivata come azienda o ente. In quest'ultimo caso occorre riempire un particolare modulo e trasmetterlo al gestore unitamente ad un valido documento di riconoscimento. Sul nostro sito è possibile scaricare un fac simile di modifica rappresentante legale PEC.

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