Richiesta copia documenti: ecco come ottenerla

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Mettendo in ordine scaffali e cassetti ti sei accorto di non essere in possesso di alcuni documenti che oggi ti sarebbero di grande utilità. Probabilmente li avrai archiviati in qualche fascicolo finito chissà dove, dunque il timore è di averli persi o di averli erroneamente cestinati pensando che non servissero più. Invece ora ne hai bisogno più che mai. È una condizione comune a tantissime persone, ma che il più delle volte si può risolvere con una semplice richiesta copia documenti, da effettuarsi telefonicamente, oppure con l’accesso alle proprie cartelle virtuali, ma il più delle volte con una semplice comunicazione scritta.

Ad esempio una situazione comune a molti è quella di perdere o cestinare l’ultimo estratto conto annuale inviato dalla banca e di accorgersene solo quando c'è la necessità di portarlo da un intermediario abilitato per eseguire il calcolo dell’ISEE. In tal caso potresti scaricare la versione digitale del documento, che il tuo istituto ha sicuramente messo a disposizione all'interno del tuo home banking. In alternativa ti dovresti recare di persona in filiale e richiedere una copia dell'estratto. Se questa soluzione è complicata perchè la prima filiale è assai lontana dal luogo in cui ti trovi ora, puoi inoltrare una richiesta copia documenti, ovvero una comunicazione scritta indirizzata alla direzione della banca con cui chiedi sostanzialmente di ricevere una copia dell'estratto.

Abbiamo fatto un esempio con l'estratto conto, ma capisci che potremmo estendere il discorso a svariate tipologie di documenti. In questo articolo ti spiegheremo come fare.

Richiesta copia di documenti: chi ne è in possesso

Il primo passo da fare per avere una copia dei fogli, delle dichiarazioni, delle attestazioni, dei contratti e chi più ne ha più ne metta è trovare chi ne è in possesso, così da inviargli la richiesta copia documenti. A volte è estremamente facile individuare chi è il soggetto che detiene il documento originale, per esempio nel caso dell’estratto conto è chiaramente la banca presso la quale hai aperto il conto corrente a possedere lo storico.

In altre circostanze potrebbe non essere così immediata l’individuazione del soggetto in possesso del documento di tuo interesse. Per esempio come avere una copia del rapporto sull’incidente stradale in cui sei rimasto coinvolto 6 anni fa, se non ricordi l’autorità (Polizia Stradale, Polizia Municipale, Carabinieri) che intervenne per compiere i rilievi?

E se dovessi richiedere una copia dell'atto notarile relativo all'acquisto di un terreno effettuato 20 anni fa, ma non ricordare il nome del Notaio? E ancora, se dovessi per qualche motivo aver bisogno di una copia del contratto di fornitura luce e gas sottoscritto 10 anni fa presso la tua vecchia abitazione, ma non ricordare minimamente il nome della compagnia? 

E’ chiaro che in tutte queste circostanze prima di inoltrare qualunque richiesta copia documenti, è essenziale svolgere una indagine preliminare volta ad individuare con esattezza il destinatario della tua lettera richiesta documenti

In talune circostanze la ricerca potrebbe presentare meno difficoltà di quanto pensi. Ad esempio per risalire al nome dell’azienda fornitrice di energia, ti può essere di grande aiuto lo Sportello del Consumatore.

Richiesta rilascio copia documenti: quale modalità

Dopo aver compreso chi è in possesso dei documenti che ti servono, devi porti questa domanda: qual è il mezzo più efficace e veloce per avanzare la mia richiesta copia documenti? Se hai un rapporto di fiducia con l’avvocato, il notaio o il commercialista puoi chiedere una copia dei documenti in loro possesso con una semplice telefonata, oppure recandoti di persona in studio. Se il rapporto non è confidenziale, meglio inviare un messaggio di posta elettronica per effettuare la richiesta oppure prendere un appuntamento. La posta elettronica può rappresentare una valida alternativa alla telefonata.

Solitamente le aziende private e le piccole realtà locali mettono a disposizione dei clienti una casella di posta elettronica alla quale indirizzare diverse tipologie di segnalazioni e richieste. Anche le compagnie che operano nel settore dell'energia o delle elecomunicazioni, incluse le pay tv, offrono ai consumatori la possibilità di comunicare col Servizio Clienti tramite la posta elettronica, la chat online oppure l'area sul sito ufficiale a cui accedere tramite il proprio account personale.

Ma se il soggetto a cui devi inoltrare la richiesta copia documenti è una pubblica amministrazione o più in generale se per l'importanza della questione, hai la necessità di provare sia l'inoltro della richiesta che la sua consegna al destinatario, con le relative date, è meglio lasciar perdere il telefono e prediligere la posta raccomandata con ricevuta di ritorno. In tal senso l'unica valida alternativa è rappresentata dalla posta elettronica certificata (PEC) che ha valore di piena prova al pari di una raccomandata: ma attenzione, perchè questo accada è necessario che anche la tua sia una PEC e non una normale casella di posta.

Richiesta copia documenti: come tutelarsi

Inviata la richiesta rilascio copia documenti dovresti ricevere il tutto nel giro di pochi giorni, via posta ordinaria o nella tua casella di posta. Ma potrebbe anche accadere che che la tua richiesta cada nel vuoto; in questo caso può rendersi opportuno un sollecito scritto. Ad esempio nel caso in cui il soggetto presso il quale hai prestato la tua attività lavorativa, tardi a trasmetterti la copia della Certificazione Unicazione, puoi inviargli questa lettera di sollecito

In taluni casi l'organizzazione di riferimento potrebbe invitarti ad espletare una richiesta formale, in pratica a predisporre ed inviare una lettera richiesta documenti. In questo caso ti consigliamo di ricorrere alla raccomandata con avviso di ricevimento. Non dimenticare di allegare alla lettera una copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.

In alcuni casi, invece, l’ente o la società che detiene l’originale del documento subordina il rilascio della copia alla corresponsione di una somma di denaro. Sappi che non ti trovi davanti ad una richiesta anomala: spesso gli enti pubblici e privati concedono attestazioni o copie di documenti solo dietro la certificazione di un pagamento. Così per ottenere una copia del contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate, occorre presentare una richiesta in bollo da 16 euro. Ma lo stesso discorso potrebbe valere nel privato: le banche, ad esempio, per il rilascio dello storico degli estratti conto, richiedono il pagamento di un contributo spese per stampa, fotocopie ed eventualmente spedizione della documentazione (lo stabilisce l'art. 119 del Testo Unico Bancario).

Se l’azienda o l’ente al quale ti rivolgi ti nega l’ottenimento della copia, puoi intraprendere ogni procedura possibile ed immaginabile per tutelare questo tuo diritto: così se è la banca a rifiutarsi di concederti la copia dell’atto rivolgiti all’Arbitro Bancario Finanziario, se è la compagnia assicurativa coinvolgi l’IVASS, se è la compagnia telefonica chiedi l’intervento del Corecom, se è la società di luce e gas fai appello allo Sportello del Consumatore per l’energia, se è il Comune rivolgiti al Difensore Civico e così via. In ultima istanza puoi rivolgerti al tuo avvocato e intraprendere delle azioni legali.

Richiesta copia contratto: quando si rende utile una delega

Nel caso in cui dovessi chiedere di persona la copia di un contratto sottoscritto da un altro soggetto (ad esempio tua moglie, tuo figlio, un parente, ecc.) potresti farlo, ma solo se oltre alla comunicazione di richiesta formale redigessi anche un documento di delega. In altri termini sarebbe necessario che la persona legittimata a richiedere la copia del documento, tua moglie ad esempio, compilasse e sottoscrivesse una lettera formale richiesta documenti e contestualmente un modulo di conferimento delega, avendo cura di indicare il tuo nominativo quale soggetto delegato e di allegare anche una copia del suo documento d’identità.

Con questi documenti potresti recarti presso lo sportello competente, munito di un valido documento di identità, e presentare formalmente la richiesta.

Per facilitarti nella redazione della delega ti invitiamo a scaricare questo modello, scaricabile gratuitamente da Moduli.it e di leggere eventualmente le istruzioni riportate nella guida “Modello delega: quando utilizzarlo e come compilarlo”.

Richiesta copia documenti amministrativi

Grazie alla Legge 7 agosto 1990, n. 241 tutti i cittadini hanno il diritto di chiedere alle amministrazioni di poter prendere visione oppure di ottenere una copia dei documenti amministrativi purché dimostrino di avere un "interesse giuridicamente rilevante". Per documenti amministrativi si intendono quei documenti in possesso di una pubblica amministrazione, di aziende autonome e speciali, di enti pubblici e gestori di pubblico servizio (acqua, energia, comunicazioni, ecc.); oppure tutti quei documenti che riguardano attività di pubblico interesse.

Per espletare la richiesta in modo corretto ti consigliamo di leggere le indicazioni che abbiamo scritto nella guida “Diritto di accesso ai documenti amministrativi: come esercitarlo” e di utilizzare questo fac simile richiesta accesso formale agli atti e ai documenti amministrativi per espletare formalmente la richiesta.

Ricorda che la pubblica amministrazione ha a disposizione 30 giorni per rispondere alla tua richiesta copia documenti. 

Fac simile richiesta documenti

Qualora volessi semplificarti la vita, potresti lasciare a noi la redazione del lettera formale richiesta documenti che ti serve. Su questo portale, infatti, puoi scaricare gratuitamente i moduli che ti servono e consultare le indicazioni per svolgere in modo corretto la procedura. In particolare puoi trovare modelli generici, come questo modulo di richiesta formale copia di contratto, che puoi facilmente adattare secondo le tue personali esigenze.

Nel caso dei moduli generici devi aver cura di inserire le informazioni utili all’ente o alla società per individuare con esattezza il documento oggetto della richiesta, ma anche per identificare il soggetto legittimato a richiederne la copia. Dunque è importante riportare i tuoi dati anagrafici, incluso eventualmente il codice fiscale, il luogo di residenza o di domicilio o comunque l’indirizzo – nel caso anche di posta elettronica – presso il quale preferisci ricevere la documentazione. In riferimento al documento o al contratto, invece, puoi inserire informazioni riferite alla data di sottoscrizione, alla tipologia di contratto firmato, al prodotto/servizio oggetto del contratto e così via. 

Ma sul nostro portale trovi anche tutta una serie di moduli già pronti per rispondere a specifiche esigenze. Di seguito ti riportiamo un elenco assolutamente parziale:

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