Lettera di richiesta copia documenti: PDF
Fac simile di lettera o di mail con cui presentare una formale richiesta di copia di determinati documenti ad un soggetto pubblico o privato.
Esempio richiesta copia documenti
Mettendo in ordine scaffali e cassetti ti sei accorto di non essere in possesso di alcuni documenti che oggi ti sarebbero di grande utilità. Probabilmente li avrai archiviati in qualche fascicolo finito chissà dove, dunque il timore è di averli persi o di averli erroneamente cestinati pensando che non servissero più. Invece ora ne hai bisogno più che mai. È una condizione comune a tantissime persone, ma che il più delle volte si può risolvere con una semplice richiesta copia documenti, da effettuarsi il più delle volte con una semplice comunicazione scritta. Ecco un fac simile generico di richiesta:
[Mittente]
_______________
_______________
(nominativo e recapiti)
Destinatario
[Nome dell’Ente / Azienda / Ufficio]
All’attenzione di __________________
_______________
_______________
(indirizzo e recapiti)
Oggetto: Richiesta rilascio copia documenti
Spett.le/Gentile _______________,
io sottoscritto/a ____________ , nato/a a ____________ il __/__/____, residente in ____________, in qualità di __________ (specificare titolo: interessato/a, delegato/a, legale rappresentante, ecc.), con la presente richiedo il rilascio di copia dei seguenti documenti in Suo/Vostro possesso: _______________________ (ad es. “copia integrale della mia cartella clinica relativa al ricovero avvenuto presso la Vostra struttura dal __ al __”, oppure “copia integrale del contratto di fornitura di energia elettrica stipulato in data ___ con codice cliente”, oppure “copia del contratto di locazione stipulato il ___ e registrato il ___”, ecc.).
Tale richiesta si rende necessaria per il seguente motivo: _______________ (specificare brevemente la motivazione che giustifica la richiesta, ad es. “la necessità di presentare tale documentazione presso altro ente”, oppure “la necessità di far fronte a degli adempimenti fiscali”, oppure “la necessità di verificare i termini contrattuali”, oppure “la necessità di assolvere ad una pratica amministrativa”, ecc.).
Si prega di voler trasmettere copia dei suddetti documenti:
- via e-mail all’indirizzo __________________________
- via PEC all’indirizzo __________________________
- tramite posta ordinaria all’indirizzo sopra indicato.
ALLEGO
- Copia del documento di identità in corso di validità
- (eventuale delega con copia del documento d'identità del delegante, se applicabile)
- _______________ (altri documenti pertinenti alla richiesta).
In attesa di un Vostro gentile riscontro, si porgono distinti saluti.
Luogo e data
Firma
Richiesta copia di documenti: chi ne è in possesso
Il primo passo da fare per avere una copia delle fatture, delle dichiarazioni, delle attestazioni, dei contratti e chi più ne ha più ne metta, è trovare chi ne è in possesso, così da inviargli la richiesta copia documenti. A volte è estremamente facile individuare chi è il soggetto che detiene il documento originale, per esempio nel caso dell’estratto conto è chiaramente la banca presso la quale hai aperto il conto corrente a possedere lo storico.
In altre circostanze l’individuazione del soggetto potrebbe non essere così immediata. Per esempio come avere una copia del rapporto sull’incidente stradale in cui sei rimasto coinvolto 6 anni fa, se non ricordi l’autorità (Polizia Stradale, Polizia Municipale, Carabinieri) che intervenne per compiere i rilievi?
E se dovessi richiedere una copia dell'atto notarile relativo all'acquisto di un terreno effettuato 20 anni fa, ma non ricordare il nome del Notaio? E ancora, se dovessi per qualche motivo aver bisogno di una copia del contratto di fornitura luce e gas sottoscritto 10 anni fa presso la tua vecchia abitazione, ma non ricordare minimamente il nome della compagnia?
E’ chiaro che in tutte queste circostanze prima di inoltrare qualunque richiesta copia documenti, è essenziale svolgere una indagine preliminare volta ad individuare con esattezza il destinatario della tua lettera richiesta documenti.
In talune circostanze la ricerca potrebbe presentare meno difficoltà di quanto pensi. Ad esempio per risalire al nome dell’azienda fornitrice di energia, ti può essere di grande aiuto lo Sportello del Consumatore ARERA.
Come effettuare la richiesta rilascio copia documenti
Dopo aver compreso chi è in possesso dei documenti che ti servono, devi porti questa domanda: qual è il mezzo più efficace e veloce per avanzare la mia richiesta copia documenti? Se hai un rapporto di fiducia con l’avvocato, il notaio o il commercialista puoi chiedere una copia dei documenti in loro possesso con una semplice telefonata, oppure recandoti di persona in studio. Se il rapporto non è confidenziale, meglio inviare un messaggio di posta elettronica oppure prendere un appuntamento.
Solitamente le aziende private e le piccole realtà locali mettono a disposizione dei clienti una casella di posta elettronica alla quale indirizzare diverse tipologie di segnalazioni e richieste. Anche le compagnie che operano nel settore dell'energia o delle elecomunicazioni, incluse le pay tv, offrono ai consumatori la possibilità di comunicare col Servizio Clienti tramite la posta elettronica, la chat online oppure l'area sul sito ufficiale a cui accedere tramite il proprio account personale.
Ma se il soggetto a cui devi inoltrare la richiesta copia documenti è una pubblica amministrazione o più in generale se per l'importanza della questione, hai la necessità di provare sia l'inoltro della richiesta che la sua consegna al destinatario, con le relative date, è meglio lasciar perdere il telefono e prediligere la posta raccomandata con ricevuta di ritorno. In tal senso l'unica valida alternativa è rappresentata dalla posta elettronica certificata (PEC) che ha valore di piena prova al pari di una raccomandata: ma attenzione, perchè questo accada è necessario che anche la tua sia una PEC e non una normale casella di posta.
Richiesta copia documenti: come tutelarsi
Inviata la richiesta rilascio copia documenti dovresti ricevere il tutto nel giro di pochi giorni, via posta ordinaria o nella tua casella di posta. Ma potrebbe anche accadere che che la tua richiesta cada nel vuoto. In questo caso può rendersi opportuno un sollecito scritto. Ad esempio nel caso in cui il soggetto presso il quale hai prestato la tua attività lavorativa tardi a trasmetterti la copia della Certificazione Unicazione, puoi inviargli questo
In taluni casi l'organizzazione di riferimento potrebbe invitarti ad espletare una richiesta formale, in pratica a predisporre ed inviare una lettera richiesta documenti. In questo caso ti consigliamo di ricorrere alla raccomandata con avviso di ricevimento. Non dimenticare di allegare alla lettera una copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.
In alcuni casi, invece, l’ente o la società che detiene l’originale del documento subordina il rilascio della copia al versamento di una somma di denaro. Sappi che non ti trovi davanti ad una richiesta anomala: spesso gli enti pubblici e privati concedono attestazioni o copie di documenti solo dietro la certificazione di un pagamento. Così per ottenere una copia del contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate, occorre presentare una richiesta in bollo da 16 euro. Ma lo stesso discorso potrebbe valere nel privato: le banche, ad esempio, per il rilascio dello storico degli estratti conto, richiedono il pagamento di un contributo spese per stampa, fotocopie ed eventualmente spedizione della documentazione (lo stabilisce l'art. 119 del Testo Unico Bancario).
Se l’azienda o l’ente al quale ti rivolgi ti nega l’ottenimento della copia, puoi intraprendere ogni procedura possibile ed immaginabile per tutelare questo tuo diritto: così se è la banca a rifiutarsi di concederti la copia dell’atto rivolgiti all’Arbitro Bancario Finanziario, se è la compagnia assicurativa coinvolgi l’IVASS, se è la compagnia telefonica chiedi l’intervento del Corecom, se è la società di luce e gas fai appello allo Sportello ARERA, se è il Comune rivolgiti al Difensore Civico e così via. In ultima istanza puoi rivolgerti al tuo avvocato e intraprendere delle azioni legali.
Quando si rende utile una delega
Nel caso in cui dovessi ritirare la copia di un contratto sottoscritto da un altro soggetto (ad esempio tua moglie, tuo figlio, un tuo parente, ecc.) potresti farlo, ma solo se alla richiesta formale allegassi una delega scritta. In altri termini sarebbe necessario che la persona legittimata a richiedere la copia del documento, tua moglie ad esempio, compilasse e sottoscrivesse una lettera formale richiesta documenti e contestualmente un
avendo cura di indicare il tuo nominativo quale soggetto delegato e di allegare anche una copia del suo documento d’identità.
Con questi documenti potresti recarti presso lo sportello competente, munito di un valido documento di identità, e presentare formalmente la richiesta.
Richiesta copia documenti amministrativi
Grazie alla Legge 7 agosto 1990, n. 241 tutti i cittadini hanno il diritto di chiedere alle amministrazioni di poter prendere visione oppure di ottenere una copia dei documenti amministrativi purché dimostrino di avere un "interesse giuridicamente rilevante". Per documenti amministrativi si intendono quei documenti in possesso di una pubblica amministrazione, di aziende autonome e speciali, di enti pubblici e gestori di pubblico servizio (acqua, energia, comunicazioni, ecc.); oppure tutti quei documenti che riguardano attività di pubblico interesse.
Sul nostro portale trovi alcuni
Questo invece il
Ricorda che la pubblica amministrazione ha a disposizione 30 giorni per fornire un riscontro alle richieste pervenute.
Fac simile richiesta documenti
Si libero di scrivere di tuo pugno la lettera, ma se volessi semplificarti la vita, potresti affidarti ad uno dei tanti fac simile scaricabili gratuitamente dal nostro portale.
L'unica accortezza che devi avere è quella di indicare le informazioni necessarie all’ente o alla società per individuare con esattezza il documento oggetto della richiesta, ma anche per identificare il soggetto legittimato a richiederne la copia.
Dunque è importante riportare i tuoi dati anagrafici, incluso eventualmente il codice fiscale, il luogo di residenza o di domicilio o comunque l’indirizzo – nel caso anche di posta elettronica certificata – presso il quale preferisci ricevere la documentazione. In riferimento al documento o al contratto, invece, puoi inserire informazioni riferite alla data di sottoscrizione, alla tipologia di contratto firmato, al prodotto/servizio oggetto del contratto e così via.
Di seguito ti riportiamo un elenco assolutamente parziale:
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