Smart working: cos’è e come funziona

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Con la legge del 22 maggio 2017, n. 81, che introduce e regola lo Smart Working, il lavoro in Italia si fa più agileflessibile: l’obiettivo è quello di migliorare i risultati, stimolare la competitività e tornare finalmente a crescere. Nello specifico, il legislatore non stabilisce nuovi limiti, bensì rimuove quelli che ci sono, ma non servono più. Basta dinosauri incollati alle scrivanie, cartellini da timbrare e tornelli da attraversare: l’attualità e i gravi problemi di assenteismo sono la prova che chiudere l’attività lavorativa in compartimenti stagni non assicura una maggiore produttività. Al contrario, genera una sorta di impoverimento.

Lavorare non equivale a timbrare un cartellino, ma intraprendere e portare a termine progetti, dare vita alle cose, condividere obiettivi, gestire i processi che mandano avanti l’azienda e il Paese. Per fare tutto ciò, a quanto pare, non ti serve un ufficio. Al contrario, puoi lavorare dove ti va: da casa, in una caffetteria, presso il cliente o fornitore, in uno spazio di coworking o in un hub aziendale. Quello che conta è cosa fai, non dove ti trovi. Questo è il concetto che sta alla base dello Smart Working, un nuovo modo di lavorare, promosso già da moltissime aziende, in Italia e all’estero. Per scoprire di cosa si tratta e quali sono le tutele offerte ai lavoratori, non ti resta che continuare a leggere i prossimi paragrafi.

Smart Working: cos’è

Lo Smart Working è un nuovo modo di lavorare. Il concetto è stato introdotto nella legislazione italiana con il termine lavoro agile, il quale suggerisce l’adozione di nuovi schemi, più flessibili e dinamici, per svolgere tutte le attività che finora hai eseguito in ufficio. La disciplina, contenuta nella legge del 22 maggio 2017 ed entrata ufficialmente in vigore il 14 giugno 2017, illustra i vantaggi di questa nuova forma di lavoro, che pur svolgendosi “da remoto” è molto diversa dal telelavoro, di cui abbiamo parlato in maniera approfondita nell'articolo “Il telelavoro: definizione, vantaggi e lettere di assunzione” (nel prosieguo analizzeremo nel dettaglio le differenze).

Insomma lo Smart Working ha tutte le carte in regola per poter essere un ottimo compromesso per le aziende, le pubbliche amministrazioni e chiaramente anche per i lavoratori.

L’introduzione dello Smart Working, si dice all'art. 18, ha l’obiettivo di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro" attraverso la promozione di un nuovo modo di svolgere l’attività lavorativa, frutto di un accordo fra datore e lavoratore, dove vengono fissati degli obiettivi e ci si svincola dal luogo di lavoro come dal rispetto di certi orari, anche grazie all'impiego di strumenti tecnologici.

Il lavoratore dipendente può svolgere la propria attività lavorativa in parte all'interno di locali aziendali e in parte fuori dall’ufficio, senza una postazione fissa, dunque presso la propria abitazione, in uno spazio di coworking, nella casa di campagna o in un qualsiasi altro luogo. All’azienda non interessa dove egli lavora, per il semplice motivo che lo valuta sulla base dei risultati raggiunti. L'importante, come detto, che una parte dell'attività lavorativa venga comunque svolta in azienda.

Con lo smart working non ci sono vincoli di orario e il lavoro viene organizzato in base a cicli o fasi oppure obiettivi fissati dal datore di lavoro. Chiaramente anche il lavoro agile deve attenersi alle norme attualmente in vigore, che impongono ai dipendenti un massimo di 48 ore settimanali di lavoro, con un intervallo minimo di 11 ore tra un turno e l’altro.

Le due parti devono avvalersi di strumenti che garantiscano una buona interazione, anche a distanza, per questo l’azienda può fornire i dispositivi elettronici utili all’attività lavorativa (di cui ogni lavoratore è responsabile), oppure può ospitare i dipendenti in un hub aziendale, ubicato fuori dalla sede lavorativa.

Lavorare con la formula dello smart working o lavoro agile è una possibilità che viene offerta al personale dipendente di aziende pubbliche e private, tuttavia ogni singolo individuo deve avere la possibilità di accettare o rifiutare l’offerta, in base a quelle che sono le proprie esigenze.

Smart Working: quali vantaggi

Sulla base di quanto finore esposto, possiamo in sintesi affermare che lo smart working consente di:
- ridurre gli spazi degli uffici;
- recuperare risorse e dirottarle per altre attività;
- risparmiare su trasporti, parcheggi, il che comporta una riduzione del traffico e in definitiva un minor inquinamento per la città;
- conciliare meglio tempi di vita e di lavoro;
- ridurre lo stress, in quanto i lavoratori possono evitare le file chilometriche del traffico cittadino, le corse per accompagnare a scuola i figli e così via;
- aumentare la produttività, visto che lo smart worker ha la possibilità di scegliere il posto più comodo per le proprie esigenze, dove concentrarsi e produrre al meglio delle proprie possibilità.

Come funziona lo smart working: contratto, garanzie, sicurezza

Dopo aver capito cos’è, cerchiamo di comprendere a pieno come funziona lo smart working. Innanzitutto devi sapere che le modalità di lavoro vengono stabilite e messe nero su bianco con un contratto vero e proprio. Da Moduli.it puoi scaricare il fac simile di accordo individuale per la prestazione di lavoro agile o smart working così da comprendere meglio i termini dell’intesa.

Il contratto di smart working, che può essere a termine o a tempo indeterminato, deve individuare i tempi di riposo e le ore lavorative da eseguire fuori dalla sede aziendale. Il lavoratore può comunicare le proprie dimissioni, dando al datore di lavoro un preavviso non inferiore a 30 giorni. I lavoratori disabili, invece, devono comunicare il recesso al datore almeno 90 giorni prima, ai sensi dell'articolo 1 della legge 12 marzo 1999, n. 68. Il datore di lavoro è tenuto a fare lo stesso.

In presenza di un giustificato motivo, invece, entrambe le parti possono recedere prima della scadenza del termine nel caso in cui l’accordo fosse a tempo determinato, o senza preavviso qualora l’accordo fosse a tempo indeterminato. Per approfondire questo argomento, leggi anche “Il licenziamento: quando e come avviene”.

Smart working: regole contro la discriminazione

L’articolo 20 della legge 22 maggio 2017, n. 81 è dedicato a “Trattamento, diritto all'apprendimento continuo e certificazione delle competenze del lavoratore”. Quello che ci interessa approfondire sono le regole contro la discriminazione dello smart worker. Chi lavora parzialmente da casa o comunque fuori dall’ufficio ha il diritto di ottenere lo stesso trattamento, economico e normativo, di chi svolge l’attività lavorativa esclusivamente nella sede aziendale.

Il testo, infatti, stabilisce che lo smart worker “ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato, in attuazione dei contratti collettivi di cui all'articolo 51 del decreto legislativo15 giugno 2015, n. 81, nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda.

Smart working e controllo dell’attività

Nonostante l’attività lavorativa, o quantomeno una parte di essa, venga svolta dal lavoratore fuori dalla sede aziendale, il datore di lavoro ha comunque il diritto e il potere di controllare le prestazioni del suo dipendente, in virtù di quanto disposto dall'articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, e successive modificazioni. Qualora il datore di lavoro lo ritenga opportuno, egli potrebbe addirittura installare dei dispositivi o dei programmi di controllo, a meno che ciò non pregiudichi la privacy nel domicilio del lavoratore.

Inoltre lo smart worker deve partecipare alle riunioni di lavoro e agli eventuali corsi di formazione e/o aggiornamento organizzati dall’azienda. Se di norma egli è tenuto alla programmazione dell’attività lavorativa insieme al suo responsabile o al team del reparto, questo aspetto non cambia con l’attivazione del contratto di smart working.

Smart working e diritto alla disconnessione

Portando l’attività lavorativa dentro le mura domestiche o in un qualsiasi altro luogo, c’è il rischio di ritrovarsi spaesati. Lavorare da casa presuppone organizzazione dei tempi e molta concentrazione, altrimenti si rischia di prolungare l’attività lavorativa, o renderla inconcludente, facendo pause lunghissime e ingiustificate. Occhio, quindi, a regolare i tempi da destinare al lavoro e quelli da dedicare alla vita personale, agli hobby, agli affetti.

Secondo la normativa vigente (lo abbiamo accennato già nel paragrafo precedente) devono essere garantite allo smart worker le medesime tutele di un qualsiasi altro lavoratore. Il numero massimo di ore da dedicare al lavoro in una settimana sono 48, mentre l’intervallo tra i turni deve essere di almeno 11 ore. Nell’intervallo, il lavoratore ha il diritto di spegnere i dispositivi elettronici e non rispondere a messaggi su whatsapp, email o telefonate di lavoro.

Smart working e sicurezza sul lavoro

Se lo smart worker conserva i medesimi diritti di un qualsiasi altro dipendente, egli dovrà anche essere informato sulle condizioni per lavorare in sicurezza, e di conseguenza rispettarle di modo da ridurre i rischi di infortunio. In questo caso, è compito del datore di lavoro e del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza offrire un’adeguata informazione e formazione allo smart worker, così da tutelare la sua posizione, in qualsiasi luogo egli decida di svolgere la propria attività lavorativa.

Nello specifico, l’articolo 22 della legge sul lavoro abile, stabilisce che “il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”.

Smart working e assicurazione per infortuni e malattie professionali

Continuiamo ad elencare le tutele offerte ai dipendenti che svolgono il lavoro agile: per garantire allo smart worker la stessa tutela di un qualsiasi altro dipendente, egli dovrà godere di una copertura assicurativa contro gli infortuni e le malattie professionali. Anche se il lavoratore agile non si reca in ufficio, ma svolge le proprie mansioni in un altro luogo, è esposto al rischio di un incidente in itinere o allo sviluppo di un qualsiasi altro tipo di malattia professionale. Dunque è un suo diritto essere tutelato da un’assicurazione che lo copra anche mentre lavora al di fuori della sede aziendale.

Libertà nell’organizzazione della giornata lavorativa

Oltre a ridurre le dimensioni dei locali che l’azienda deve destinare al personale, oltre a limitarne il sovraffollamento, oltre ad eliminare lo stress e i costi relativi agli spostamenti e ai pasti, lo smart working o lavoro abile offre ai lavoratori dipendenti la possibilità di organizzare autonomamente la propria attività lavorativa. Se ben ricordi, lo abbiamo accennato all’inizio del testo: il lavoro agile mette al primo posto la produttività, la quale deve essere garantita all’azienda in ogni caso.

Per gli orari lavorativi, invece, non ci sono vincoli. Lo smart worker può eseguire le mansioni programmate insieme ai responsabili o ai colleghi quando lo ritiene più opportuno. Facciamo un esempio: la mattina, invece di indossare giacca e cravatta per correre in città, lo smart worker può dedicarsi ad un hobby, può fare una passeggiata, accompagnare i figli a scuola, prendersi del tempo libero. In seguito chiaramente dovrà eseguire l’attività lavorativa prevista, rispettando gli accordi presi con l’azienda (consegna di un rapporto, redazione di un progetto, predisposizione di una ricerca entro la data "x", ecc.) . Chiaramente potrà farlo da casa, da una caffetteria, da un ufficio privato o da un qualsiasi altro posto che gli consenta di svolgere le sue mansioni.

Differenza tra telelavoro e smart working

Le differenze tra telelavoro e smart working sono diverse, proviamo ad elencarne alcune.

Con il telelavoro si realizza un trasferimento della sede lavorativa dai locali dell’azienda all’abitazione del lavoratore, mentre con lo smart working il lavoro viene svolto in parte all’interno dell’azienda e in parte all’esterno senza una postazione fissa (a casa, presso un coworking, dal cliente e così via).

Con il telelavoro si stabilisce in maniera rigida modalità e orari di lavoro, con lo smart working il lavoratore acquisisce una piena autonomia organizzativa, in cambio di una responsabilizzazione sui risultati. Si tratta in definitiva di un modo diverso e più intelligente di lavorare e non di una semplice trasposizione all’esterno delle modalità lavorative aziendali.

Infine il telelavoro, a differenza dello smart working, non gode di un quadro normativo specifico e la sua applicazione si fonda unicamente sulla base di accordi collettivi.

Smart Working: alcuni numeri

Sulla base dei dati diffusi dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, in Italia lo smart working è in forte crescita: sono ben 305 mila i lavoratori agili, pari all’8% dei lavoratori dipendenti, con un +14% rispetto al 2016. Per quanto riguarda le grandi imprese, una su due ha in programma iniziative di smart working, mentre il 36% di loro ha già progetti strutturati di Smart Working.

Scende la percentuale tra le PMI: solo il 7% di loro ha attivato dei progetti in tal senso. Alcune di esse (53%) ritengono che lo smart working presenti una limitata applicabilità nel proprio ambito: si tratta fondamentalmente di imprese che operano nel settore del manifatturiero, delle costruzioni, del commercio, ecc. Altre, invece, si caratterizzano per un limitato grado di digitalizzazione dei processi e ciò rappresenta un indubbio ostacolo all'introduzione di forme di lavoro agile.

Chiaramente anche il settore della pubblica amministrazione è coinvolto in questo processo di cambiamento: esso rappresenta, infatti, il 17% dello smart working italiano.

Gli Smart Worker, per quanto detto in precedenza, trascorrono meno tempo in azienda (il 67% del tempo) e sono sempre meno legati a una singola postazione. Un dato interessante è anche quello che riguarda la soddisfazione verso questo nuovo modo di lavorare: ben il 99% degli Smart Worker si ritiene complessivamente soddisfatto.

Emerge, infine, tra gli smart worker la consapevolezza di una forte padronanza delle cosiddette Digital Soft Skills, che consentono di migliorare produttività e qualità delle attività lavorative attraverso un utilizzo più efficace degli strumenti digitali (leggi "Soft Skills: cosa sono e come ti aiutano a trovare lavoro").

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50627 - Redazione
17/10/2017
Annarita, si certo.

50624 - Annarita R.
17/10/2017
Vale anche nel settore pubblico. Io sono una docente che lavora in biblioteca

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