Fac simile lettera di risposta negativa ad una richiesta: PDF

Rinaldo Pitocco - Ultimo aggiornamento: 09/09/2026

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Fac simile di lettera con cui una persona, un’azienda o un professionista formula una risposta ad una richiesta precedentemente ricevuta, comunicando se intende accoglierla oppure respingerla.

Quando formulare una risposta ad una richiesta ricevuta?

La lettera di risposta può essere utilizzata, ad esempio, per fornire un riscontro ad una:

La risposta in questi casi può essere:

positiva, quando la richiesta viene accolta, in tutto o in parte;
negativa, quando la richiesta viene rifiutata;
parzialmente positiva, quando viene accolta solo in parte o a determinate condizioni.

Occorre rispettare dei tempi per fornire una risposta?

Non c’è una scadenza valida per tutti i casi. Il tempo entro cui rispondere varia in base al tipo di richiesta e alle norme che si applicano. In generale:

tra privati o tra aziende è buona norma rispondere in un lasso di tempo ragionevole. Se la richiesta è urgente meglio rispondere entro 24 ore o comunque entro poche ore. Se la richiesta è più complessa e richiede tempo, si può rispondere entro le 48 ore con una frase del tipo "Ho ricevuto la richiesta, la sto esaminando e ti farò sapere entro ….". Un modo per non far sentire l'altra persona ignorata. In caso di richiesta commerciale (lead/clienti), la risposta andrebbe fornita entro pochi minuti o 1 ora (la velocità è un fattore competitivo);
tra amici o conoscenti, invece, la risposta è normalmente attesa entro 2-3 giorni (oltre, si rischia di essere scortesi);
con la Pubblica Amministrazione i tempi sono spesso stabiliti dalla normativa di settore: in molti procedimenti amministrativi il termine standard è di 30 giorni, a meno che non sia previsto diversamente;
per alcune tipologie di richieste (accesso agli atti, privacy, reclami, rapporti con assicurazioni, banche o altri fornitori di servizi) possono valere scadenze specifiche e diverse da quelle generali.

Se il silenzio dall'interlocutore dovesse prolungarsi oltre il dovuto, si può pensare di impostare ed inviare una lettera di sollecito per mancata risposta.

La risposta è sempre dovuta?

Sul piano deontologico (della buona educazione) la risposta è sempre dovuta. Ignorare una persona è considerato un atto di scortesia e, in ambito professionale, di scarsa professionalità.

Sul piano pratico, tuttavia, il discorso cambia. Puoi esimerti dal rispondere, ad esempio, in caso di richieste moleste, offensive o spam, di richieste provenienti da perfetti sconosciuti, di richieste per le quali si è già provveduto a fornire una risposta, ecc.

Questo sul piano generale. Nello specifico possiamo dire che ad un reclamo inviato da un cliente è generalmente consigliabile rispondere sempre. Una risposta consente di dimostrare attenzione verso il cliente, di chiarire la posizione dell'azienda, di proporre eventualmente una soluzione, di evitare che il cliente interpreti il silenzio come disinteresse o mancata volontà di risolvere il problema. La risposta può essere positiva, negativa o parzialmente positiva. Ecco un fac simile di risposta al reclamo.

Ad una richiesta di sollecito di pagamento non è sempre necessario rispondere, ma spesso è opportuno. Se il debito è effettivamente dovuto e si intende pagare, si può rispondere indicando, ad esempio, la data prevista per il pagamento. Se invece il credito è contestato, il sollecito rappresenta l'occasione per contestare formalmente la pretesa, spiegandone le ragioni. Ecco un fac simile di risposta a sollecito di pagamento non dovuto.

Se si tratta di un richiamo disciplinare del datore di lavoro, il lavoratore può avere interesse a rispondere, soprattutto quando contesta i fatti, le modalità o la responsabilità che gli vengono attribuiti. Questo un fac simile di risposta a lettera di richiamo.

Se una persona o un'azienda viene destinataria di accuse che ritiene infondate, può essere opportuno rispondere, soprattutto quando le accuse sono formali, scritte o potenzialmente lesive della propria reputazione o dei propri diritti. Questo un modello di risposta ad accuse infondate.

Modelli di lettera di risposta ad una richiesta

Riposta positiva

Oggetto: [Oggetto della richiesta]

Gentile [Nome/Cognome],

La ringrazio per la sua richiesta. Ho valutato la questione e sono lieto di comunicarle la mia disponibilità a _______ (accettare l'incarico/partecipare all'evento/fornire il materiale richiesto).

Per procedere al meglio, Le chiedo cortesemente di confermarmi i seguenti dettagli: ______ (ad es. data e ora definitiva dell’evento / la documentazione aggiornata / il numero di riferimento / ecc.).

Ricevuta tale conferma, provvederò a _________ (ad es. inviare il documento / contattare l'ufficio ecc.) entro _________-.

Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento.

Cordialmente,
[Tuo Nome e Cognome]

Riposta negativa con motivazione - esempio 1

OGGETTO: [oggetto della richiesta]

Caro/a [Nome],

Ti ringrazio innanzitutto per aver pensato a me e per la fiducia che mi hai accordato. Apprezzo molto la proposta.

Dopo un'attenta valutazione, purtroppo devo comunicarti che non mi è possibile accogliere la tua richiesta in questo momento.

Il motivo principale è che ___________ (inserire motivazione oggettiva: "in questo periodo le mie scadenze lavorative sono particolarmente ravvicinate" / "il budget a disposizione per questo progetto è già stato interamente allocato" / "non ho le competenze specifiche per gestire questa tipologia di attività").

Per non lasciarti in difficoltà, posso suggerirti di _________ (ad es. di rivolgerti a …. / riproporla tra qualche mese / dare un'occhiata a questo link che ti spiego come fare da solo / ecc.).

Spero tu possa comprendere la mia posizione. Ti auguro il meglio per questo progetto e resto a disposizione per altri aspetti in cui potrei esserti più utile.

Un caro saluto,
[Tuo Nome]

Riposta negativa con motivazione - esempio 2

OGGETTO: Riscontro alla richiesta del ____

Spett.le/Sig./Sig.ra __________ [Nome e Cognome / Denominazione],

con riferimento alla Vostra richiesta del __/__/____, avente ad oggetto _________ (breve descrizione della richiesta), con la presente siamo a comunicarVi che, a seguito delle opportune verifiche, non è possibile accogliere la richiesta.

La decisione è motivata dalle seguenti ragioni: _________________ (indicare in modo chiaro e sintetico le motivazioni del diniego, riportando eventualmente i riferimenti contrattuali, normativi o documentali rilevanti).

Pertanto, allo stato, la richiesta deve intendersi respinta.

Resta salva la possibilità di fornire eventuale ulteriore documentazione o chiarimenti qualora gli stessi possano risultare rilevanti ai fini di una diversa valutazione della questione.

Cordiali saluti.

Luogo e data

Firma

Riposta negativa senza motivazione - esempio 1

OGGETTO: [Oggetto della richiesta]

Gentile [Nome],

La ringrazio per il suo messaggio, ma devo declinare la sua richiesta / non sono disponibile a quanto mi chiede.

La prego di comprendere le mie ragioni.

Cordialmente,

[Tuo Nome]

Riposta negativa senza motivazione - esempio 2

OGGETTO: Riscontro alla richiesta del ____

Spett.le/Sig./Sig.ra [Nome e Cognome / Denominazione],

con riferimento alla Vostra richiesta del [data], avente ad oggetto [breve descrizione della richiesta], con la presente siamo a comunicarVi che la stessa non può essere accolta.

Pertanto, la richiesta deve intendersi respinta.

RingraziandoVi per averci contattato, porgiamo cordiali saluti.

Luogo e data

[Nome e Cognome / Denominazione]
[Firma]

Risposta di attesa

Oggetto: [Oggetto della richiesta]

Caro/a ________,

Ho ricevuto la tua richiesta e ti ringrazio per avermela inoltrata.

In questo momento non ho ancora tutti gli elementi per darti una risposta definitiva, perché devo [verificare le mie agende / sentire il parere del mio socio / controllare la disponibilità del materiale].

Ti chiedo gentilmente di attendere fino a ______(inserire giorno specifico, es. "venerdì prossimo"); entro quella data ti farò sapere con certezza se potrò accettare o meno.

Grazie per la pazienza,

[Nome e Cognome]

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